Stellenausschreibung: Assistenz des Vorstandes
Neue berufliche Herausforderung gesucht? Die DEFA-Stiftung sucht zum 1. Januar 2026 eine Assistenz des Vorstandes (m/w/d; mind. 30h/Woche).
Die DEFA-Stiftung ist eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Berlin. Sie verfolgt seit ihrer Gründung 1998 das Ziel, das filmische Erbe der DEFA als Bestandteil des deutschen Kulturerbes zu erhalten und nutzbar zu machen. Zudem fördert die Stiftung die deutsche Filmkunst und Filmkultur. Der Filmbestand der DEFA umfasst die gesamte Kinoproduktion der DDR-Filmstudios aus fast fünf Jahrzehnten. Mit ihren rund 13.000 Filmen versteht sich die DEFA-Stiftung als eine Institution, die kulturelles Wissen vermittelt. Die Filme bilden einen Beitrag zur Auseinandersetzung mit gesellschaftlich relevanten Themen.
Wir, die DEFA-Stiftung, verstehen uns als werteorientierte Institution, als Reflexionsort für historische und aktuelle gesellschaftliche Entwicklungen. Wir schätzen Vielfalt, empfinden unterschiedliche Biografien und Lebensentwürfe als Bereicherung und freuen uns über jede Bewerbung.
Aufgaben
- Organisation des operativen Tagesgeschäftes des Vorstandes wie z. B. Erledigung der Korrespondenz, Pflege der Außenkontakte, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen, Terminverwaltung
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und administrative Tätigkeiten: Bearbeitung und Verwaltung ein- und ausgehender Post (analog und digital), Übernahme von Telefonaten; Datenbankpflege
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Gremienarbeit wie z.B. verfassen, zusammenstellen und redaktionelles bearbeiten von Vorlagen, Protokollführung
- Fotovertrieb: Motivauswahl, Bereitstellung digitaler Fotos und Rechnungslegung
- Grundkenntnisse und Vertretung im Bereich EDV-Support (z.B. bei technischen Problemen, Software-Einrichtung)
- Übernahme von Sonderaufgaben
Anforderungsprofil
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kulturellen und/oder kaufmännischen Bereich sowie mehrjährige Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Produkten
- Ausgeprägter Teamgeist
- Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
- Souveränes, freundliches Auftreten und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, jede weitere Fremdsprache von Vorteil
- Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit zur Priorisierung
Wir bieten
- eine Vergütung angelehnt an EG 9a TVöD bei Vorliegen der formalen Voraussetzungen
- einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Berlin
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatem durch zeitlich flexibles und mobiles Arbeiten
- ein teamorientiertes, familienfreundliches und diverses Arbeitsumfeld in einer aufgeschlossenen wie modernen Kulturinstitution
- 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche
Die DEFA-Stiftung gewährleistet die Gleichstellung aller Geschlechter nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt. Wir setzen uns für eine vielfältige Kulturbranche ein und sind aktiv gegen Diskriminierung und Rassismus. BIPoC, LGTBQI* und Menschen mit Diskriminierungs- und Marginalisierungserfahrung möchten wir besonders zu einer Bewerbung ermutigen.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie bitte Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen spätestens bis zum 5. September 2025 ausschließlich per Mail im PDF-Format als eine Datei an assistenz@defa-stiftung.de.